「応募は入るのに面接に至らない...。」とお悩みの場合、
応募者とのコミュニケーションに工夫や配慮を加えるだけで、
格段に面接実施率がアップします。
この記事では、
応募者が面接に来ない理由をお伝えした上で、
無料で手間が掛からずスグに実施できる、
面接のドタキャンを防ぐ対策方法を解説いたします。
実際に試してみて効果が高かった
「面接のドタキャン」や「面接のすっぽかし」対策となっておりますので、
ぜひご参考にしてみて下さい。
目次
応募者が面接に来ない理由
以下は、エン・ジャパン株式会社が約9000人の求職者に対して行った
「面接辞退理由」のアンケート結果です。
画像引用元：en転職「9000人に聞いた「面接辞退」実態調査」
最も多い面接辞退理由は
「応募後に再考し、希望と異なると判断した」となっており、
「他社で選考が進んだ・内定を得た」
「ネットで良くない評判やウワサを知った」
という面接辞退理由が続いています。
面接辞退理由を見ると一見「仕方ない...。」と考えてしまいそうですが、
企業側の対応によっては、面接辞退を減らすことは十分に可能です。
企業が無料でスグにできる面接のドタキャン予防対策
面接に来てもらえるかは、
応募から面接前の企業の対応によって決まる！
と言っても過言ではありません。
しかし、応募から面接まで、
応募者と企業の接触回数は多くありません。
では、面接辞退を防ぐために
企業はどのような対応をすれば良いのでしょうか。
詳しく、ご紹介していきます。
コンタクト率をアップさせる３つのコツ
「応募があったのに連絡がつかない応募者が多い」
と頭を悩ませている、採用ご担当者様も多いのではないでしょうか。
単純に応募後になんらかの理由があって
企業からの連絡に応答しない応募者もいますが、
企業側の連絡方法に不備があることで、
応募者と連絡が取れないケースもあります。
面接実施を増やすための第一段階は、
応募者と連絡を取ることです。
コンタクト率をアップさせる3つのコツ
についてご紹介します。
①応募が入ったら、早急に連絡する
応募から時間が経過する毎に、
応募者とのコンタクト率が低下することはご存じでしょうか。
「応募が入ってから1週間以内に連絡すれば問題ない」
とお考えの採用ご担当者様も多いかと思います。
ほとんどの求人サイトでは
「応募から1週間～10日以内に採用担当者から連絡があります。」
とアナウンスしていることが多く、
対応方法に間違いはありません。
ですが、企業からの連絡が遅くなることで、
他社で面接（内定）が決定してしまったり、
「連絡が遅いなぁ」と応募者を不安にさせてしまう原因を作ります。
ですので、営業時間中に応募が入ればすぐに対応するようにしましょう。
できれば、応募に気付き次第 “即時の連絡” が望ましいですが、
遅くても当日中には応募者に連絡をするようにしましょう。
②電話に加えてメール連絡もする
最近は「応募が入ったらメール返信している」
という方も多いかと思いますが、
メール返信のみの場合、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
そのため、
連絡は『電話+メール』がおススメです。
応募が入り次第、電話連絡を行います。
電話が繋がらなければ、留守番電話と
SMSやメールアドレス充てにメッセージを送信し、
自社が電話連絡したことを応募者に伝えます。
合わせて、応募者の都合の良い時間を確認し、
次回の連絡の約束を取り付けます。
応募連絡は即時対応を徹底し、
電話に加えてメール連絡を行うことでコンタクト率を
格段にアップさせることができます。
応募者の中には
「連絡が来ないから落ちたかも」と考え、
他の企業に応募することがあります。
例えば、書類選考を実施している企業であれば、
選考書類到着時に
「本日、選考書類が到着しました。選考結果の連絡は〇日を予定しております。」
と今後の見通しを伝えるだけでも面接辞退を防ぐことができます。
③最初の連絡は営業時間内が鉄則
応募から時間が経過する毎にコンタクト率が低下するため、
即時対応が鉄則であることをお伝えしましが、
早朝・夜間の電話連絡はNGです。
当たり前ですが、求職者の多くは、
仕事探しに失敗したくないと思っています。
そのため、
「この企業は大丈夫かな？」
と選考時には企業の対応をチェックしています。
早朝や夜間に電話をしないのは
一般的なビジネスマナーであることに加え、
「こんな時間に働いているのでは、ブラック企業かも？」
と求職者を不安にさせてしまうことがあるからです。
早朝・夜間に入った応募対応は、
営業時間を待って連絡をしましょう。
「面接に行きたい！」と思わせる秘密のテクニック3選
ここでは、
応募者に「面接に行きたい」と思ってもらえる、
テクニックを３つお伝え致します。
ご紹介する３つのテクニックは手間が掛からず、
スグに取り掛かれるものになりますので、
ぜひ実践されてみて下さい。
では、詳しくご紹介していきます。
①応募者の視点に立った電話対応を心掛ける
冒頭でお伝えしたように
「応募後に再考し、希望と異なると判断した」
という理由が面接辞退理由の1位です。
しかし、応募者、個人によって求人情報とは異なる勤務条件を提示する
企業もあるのではないでしょうか。
ですので、応募者が求人情報を見直して
「やっぱり、条件が合わないかも...。」
と独断で面接辞退の判断をしないよう
「求人票の中で不明点はありませんでたか？」
「聞いておきたいことなどありませんか？」
と応募連絡時に応募者の不安や質問を引き出す質問をしておくと良いでしょう。
応募者は不安が大きくなるほど、
あれこれと考えてしまい誤った解釈をしてしまうことがあります。
そして、当たり前ですが、電話対応が悪い企業に対して
「面接に行きたい」と思う応募者はいません。
あなたが応募者だと考えた時、
企業からどんな対応をされたら嬉しいですか？
応募者視点を意識して丁寧で親切な対応を心掛けましょう。
②複数の候補日から面接日を選択してもらう
応募連絡時と同様に、面接日程もスピーディーに確定させましょう。
書類選考がない企業であれば、
予め３つ程の面接候補日を用意しておき、
初回連絡時に複数の面接日から、
一番都合の良い日程を応募者に選択してもらいます。
また、他社で面接や内定が決まる可能性もあるため、
面接日程はできるだけ“直近”で設定するようにします。
仕事をしている応募者の場合、
平日夜間や週末の面接実施を考慮できればベストです。
③面接日程の確定メールをする
面接日程を電話で確定した場合は、
面接日程をメールで送信します。
電話でのコミュニケーションでは、
どうしても聞き違いや言い間違えが発生してしまうことがあります。
ですので、正確な面接日程を知らせるために、
メールにて面接の案内を送ります。
以下は文例です。
件名：面接のご案内
〇〇 〇〇様
拝啓、時下 貴殿にはますますの健勝のこととお慶び申し上げます。
さて、この度はご応募頂きありがとうございます。
先ほど、お電話でお伝えしたように〇〇様には、ぜひ弊社の面接にお越しいただきたいと思っております。
つきましては、下記の日時にご来社頂ければ幸いです。
１．日時 〇年〇月〇日 午前9時00分スタート
２．場所 兵庫県神戸市須磨区〇〇
３.アクセス 〇〇駅から徒歩〇分。黒色の〇階建ての建物が弊社です。正面玄関からお入り頂き受付にお声掛けください。（詳細は添付の地図をご参照ください。）
４.持ち物 履歴書、筆記用具
５.所要時間 約60分
６.担当者 〇〇 〇〇（担当者名）
７.合否決定予定日 〇年〇月〇日
面接で〇〇様にお会いできることを楽しみにしております。
また、面接に際して、不明な点などあれば、お気軽に担当の〇〇までご連絡下さい。
宜しくお願い致します。
応募者が面接に際して不安に感じることを先回りして考え、
メール文章に落とし込むことが大切です。
また、ひな形そのままでメールを送信するのではなく
「当社は〇〇様が前職で培った知識を活かせる職場であると思います。
面接でお会いできることを楽しみにしています」
など、応募者個人に合わせた文章を付け加えるだけでも、
グッと応募者の心を掴むことができます。
面接のすっぽかしを防止策は「面接前日の連絡」
「あれ？今日の面接予定の人来てない？」
このように、連絡がないまま面接をすっぽかされた経験は
採用ご担当者の誰しもが経験していると思います。
そこで、最後にお伝えしたいのは
「面接のすっぽかし防止策」です。
その防止策は「面接前日の連絡する」こと。
面接の前日にメール（又は電話）で
「明日の〇時からの面接を宜しくお願いします。」と挨拶するだけと、
とっても簡単なことですが、すっぽかし防止に大きな効果を発揮します。
また、すっぽかしをする応募者の中には
「面接予定日に外せない用事が入ってしまった」
「面接辞退を伝えればいいか悩んで連絡できなかった」
という応募者も一定数います。
そのため
「明日は〇時から面接ですが、予定は問題ないですか？」
と面接日程に無理が生じていないかをこちらから聞いてあげることで、
応募者も日程の再調整や面接辞退を申し出やすくなります。
ぜひ、実践されてみて下さい。
まとめ
面接辞退やドタキャンを防ぐ対策方法は以下です。
ポイント
１．応募が入ったら、早急に連絡する
２．電話に加えてメール連絡もする
３．最初の連絡は営業時間内が鉄則
４．応募者の視点に立った電話対応を心掛ける
５．複数の候補日から面接日を選択してもらう
６．面接日程の確定メールをする
７．面接前日の連絡ですっぽかしを防止
実施された方しか効果は実感できません。
ぜひ、お試し下さい。
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